第一条 为了进一步加强我院印章的管理,正确地使用印章,根据国务院办公厅和省政府办公厅等有关文件精神,结合学院具体情况,特制定本规定。
第二条 学院印章是上级机关授予并在公安机关备案的正式印记,其管理和使用必须严格执行规定,不得有任何随意性。
第三条 学院内部的印章按职责和权限实行院,二级学院、处(室)、部(馆),科(中心)三级管理,学院公章(包括钢印)和院长名章由学院办公室文书负责管理和监督使用;各二级学院、处(室)、部(馆)和科级单位印章,由各部门领导或指定的专人负责管理与监督使用。
第四条 印章的刻制及更换。
(一)院级印章由学院直属上级机关制发,院长名章由学院办公室根据上级机关的任命通知刻制。
(二)各系(院、处、室、部、馆)及科(中心)一级的印章,由各部门负责人提出申请,学院办公室根据学院编制规定的机构设置文件负责刻制。
(三) 各系(院、处、室、部、馆)及科(中心)需更换印章时,均按新印章刻制的程序办理,自新印章启用之日起,旧印章即予作废,并及时交学院办公室同意登记、备案和销毁。
(四)学院各级各类学生社团或组织需刻制以及更换印章时,必须报请主管部门审核批准,并按刻制新印章规定的程序办理。
(五)各部门的业务印章及专用印章的刻制、更新,首先提出申请,由学院办公室审核以后方可办理刻制手续。
(六)严禁学院师生员工私自刻制任何形式或内容的公章。
第五条 印章的管理和使用。
(一)学院公章、钢印、院长名章等由学院办公室负责管理和监督用印。
(二)院长、副院长名章,只准在对外所发的正式报表、协议、合同或证件上使用。
(三) 各二级学院、处(室)、部(馆)及科(中心)公章,可在校内各单位联系问联系业务工作或向学院请示报告重大问题时使用,也可在与校外同级对口单位联系业务工作时使用。
(四)学院各单位与校外单位签定的各类科研、科技开发、合作、服务等合同,协议及科技成果鉴定、专利申请等文函件,除专用章外需加盖学院及主管院长名章时,必须经主管部门负责人或院办主任审核,必要时报请主管院领导审批同意后,院办公室方可用印。
(五)凡以学院名义报送上级或有关业务主管部门的教学、科技、财务、基建、物资管理、人事、劳资等各类统计报表,须由有关主管部门严格审查,并经主管院领导同意后,院办公室方可用印。
(六)除财务公章外,各部门公章一律不得作为财务票据的印章。
(七)凡人事调动,有关干部的录用、职称的聘评、职工的奖惩等材料的审批上报,均由人事处统一办理,上报时,根据需可加盖学院印章,教职工的工作证等有关证件,由人事处负责办理。
(八)凡属于户籍管理、户口申报迁移、案情调查等材料,均由保卫处负责办理,根据需要可加盖学院印章。
(九)凡属于出国留学,进修等需在学历证明复印件上加盖学院印章时,经由人事处出具证明,并经学院办公室审核同意后,方可用印;学习成绩单(复印件)由教务处盖章;学历译文须经主管部门审核无误并呈报院长签字后,学院办公室方可用印。
(十)学生证的办理,由学生处负责审核以后可到学院办公室用印;毕业证、肆业证等有关学历证明,由教务处统一审核办理用印。特殊情况报主管院长审批后方可用印。
(十一)校内各单位对本部门印章应指定专门人妥善管理,并制定相应的管理制度,如因管理不善或使用不当而造成不良后果的,责任自负。
第六条 凡属于下列情况之一者,坚决不予用印。
(一)公文内容有违反党和国家政策、法令及学院决策和制度的。
(二)要求在空白纸或空白信函、介绍信上用印者。
(三)要求介绍个人上访者。
(四)凡不符合审核程序的公文、函件和资料等。
第七条 签印人员必须严格遵守以下规定:
(一)坚持原则,认真负责。严格执行本规定。
(二)爱护印章,严格保管。
(三)不准将公章带出办公室,特殊情况由持章人员随同办理。
(四)不准将印章交给未经领导同意的人员代管和使用。
(五)严禁利用工作之便谋取私利。
第八条 本规定由学院办公室负责解释。
第九条 本规定自下发之日起生效。